Finance : L’utilisation de formulaires est encore plus incontournable qu’avant
Dans le cadre de relations avec la clientèle, comme des ouvertures de comptes ou des mandats de gestion, les collaborateurs sont amenés à travailler avec différents documents et contrats. Il en va de même pour les processus des départements internes de l’établissement telles que les ressources humaines, la formation, le suivi de projet, les compliances.
Toutes ces procédures ont un point commun : la saisie de formulaires
Cette saisie de formulaires peut être fastidieuse et chronophage. Les documents doivent d’abord être imprimés puis remplis. Parfois encore, ils doivent être signés de manière manuscrite et en plusieurs exemplaires. Ensuite, les informations sont saisies manuellement dans le système informatique. Finalement, le document papier doit être transmis à qui de droit pour être scanné et archivé.
Et, si vous simplifiez et optimisiez ce processus métiers ?
Digitalisez vos processus avec le stylo digital
La solution stylo digital DiM.Pen permet de faire le lien entre un support papier traditionnel et un formulaire électronique. Muni d’une caméra digitale, le stylo numérique va photographier l’information saisie sur le papier et reproduire sous forme d’une copie électronique identique au document papier.
Le document à présent numérique peut être ensuite automatiquement envoyé au fichier central. Plus besoin de scanner, plus besoin d’archiver et plus besoin de saisir à double les informations !
Exemple : Account on boarding
Le schéma suivant donne un aperçu du processus d’ouverture de compte :
- Rencontre avec le chargé de relation
- Remplissage des formulaires
- Envoi au département ouverture de compte
- Envoi au légal pour validation
- Envoi aux compliances pour validation
- Confirmation au client
Lors de chaque étape du processus, les documents sont transmis manuellement d’une étape à l’autre du processus. Outre la charge administrative, cette approche présente plusieurs risques opérationnels, tels que perte, confidentialité et suivi de l’information.
Ce processus peut grandement être optimisé et sécurisé avec le stylo digital. Lors du remplissage d’un formulaire à l’aide du stylo numérique, l’information est stockée de manière sécurisée dans le stylo dont l’autonomie dépasse plusieurs centaines de pages. Le contenu du stylo peut par la suite être consulté en déposant le stylo sur un support USB. L’introduction du stylo numérique présente l’avantage immédiat que les formulaires sont automatiquement numérisés.
Ils rentrent ainsi directement dans le workflow opérationnel, en d’autres termes :
- Les formulaires ne sont plus être égarés
- Les formulaires ne sont plus être mélangés
- Les formulaires sont visibles uniquement par les collaborateurs concernés
- La progression des formulaires peut être suivie tout au long du processus même si le document est complété par la suite
Envoi de formulaires papier par mobile
Si le stylo digital offre une solution de numérisation automatique et sécurisée, il permet également de transférer simplement les documents avec DiM.Router.
Il suffit de cocher la case sur le formulaire pour que ce dernier soit scanné par le stylo et transféré sur le mobile. Instantanément synchronisés, les documents peuvent ainsi être facilement envoyés par mail et sécurisés dans le fichier central.
Les outils du chargé de clientèle se résument alors à un stylo numérique et un mobile offrant une alternative discrète alliant une approche traditionnelle (papier) avec un couple de haute technologie (stylo numérique/mobile).
Formulaires disponibles aussi sur tablette
Notre solution DiM – Document in Motion – qui est au cœur de notre proposition de dématérialisation rend aussi possible la saisie sécurisée d’un formulaire 100% numérique directement depuis la tablette.
Il est alors possible – par exemple, lors de déplacements – de saisir directement les informations clients sur la tablette et d’y apposer une signature sur l’écran.
Selon le type de formulaire, il est également possible d’ajouter au formulaire des photos de documents officiels qui seront sauvegardés sur la tablette de manière sécurisée.
Le formulaire et les photos associées peuvent ensuite être déchargés sur le serveur sécurisé de l’établissement d’où son contenu sera traité et distribué par la solution DiM aux systèmes internes (fichier central, workflow de validation).
Workflow de validation
Quel que soit le type de document, son traitement implique toujours des étapes de validations, lesquelles peuvent directement être intégrées au système de workflow de DiM.
Cette étape permet d’effectuer un premier prétraitement des informations reçues par le stylo numérique ou par la tablette de manière à avertir en temps réel – dans le cas de la tablette – le chargé de relation d’une remarque concernant les documents qu’il vient de soumettre.
