Transformation numérique des processus financiers : stylo numérique DiM et tablettes
Vous gérez des processus papier complexes ? Les formulaires manuels ralentissent vos équipes et créent des risques. Découvrez comment la plateforme DiM simplifie et sécurise votre gestion documentaire…
Dans le monde de la finance de plus en plus régulé (FATCA, UCITS, etc.) l’utilisation de formulaires est encore plus incontournable qu’avant. Ce constat touche toutes les étapes : de l’ouverture de compte aux opérations de gestion, ainsi que les départements internes (RH, formation, suivi de projet). Toutes ces procédures ont un point commun : la saisie de formulaires.
Sommaire
La solution stylo digital permet de faire le lien entre un support papier traditionnel et un formulaire électronique. Muni d’une caméra digitale, le stylo numérique va photographier l’information saisie sur le papier et reproduire sous forme d’une copie électronique identique au document papier. Le document à présent numérique peut être ensuite automatiquement envoyé au fichier central.
Le schéma suivant donne un aperçu simplifié d’un processus d’ouverture de compte :
• Rencontre avec le chargé de relation
• Remplissage des formulaires
• Envoi au département ouverture de compte
• Envoi au légal pour validation
• Envoi au compliance pour validation
• Confirmation au client
Lors de chaque étape du processus, les documents sont transmis manuellement d’une étape à l’autre du processus. Cette approche présente plusieurs risques opérationnels que ce soit la perte d’un document ou au niveau de la confidentialité et du suivi de l’information.
L’introduction du stylo numérique présente l’avantage immédiat que les formulaires sont automatiquement numérisés, ils rentrent ainsi directement dans le workflow opérationnel, en d’autres termes :
- Les formulaires ne sont plus égarés
- Les formulaires ne sont plus mélangés
- Les formulaires sont visibles uniquement par les collaborateurs concernés
- La progression des formulaires peut être suivie tout au long du processus même si le document est complété par la suite.
Le schéma suivant donne un aperçu simplifié d’un processus d’ouverture de compte :
Notre solution DIM (Document in Motion) qui est au cœur de notre proposition de dématérialisation, rend également possible la saisie sécurisée d’un formulaire 100 % numérique directement depuis la tablette. Il est ainsi possible, par exemple lors de déplacements, de saisir directement les informations clients sur la tablette et d’y apposer une signature sur l’écran.
Selon le type de formulaire, il est également possible d’ajouter au formulaire des photos de documents officiels qui seront sauvegardés sur la tablette de manière sécurisée. Le formulaire et les photos associées peuvent ensuite être déchargés sur le serveur sécurisé de l’établissement, d’où son contenu sera traité et distribué par la solution DiM aux systèmes internes (fichier central, workflow de validation).
Quel que soit le type de document, son traitement implique toujours des étapes de validations, lesquelles peuvent être directement intégrées au système de workflow de DIM. Cette étape permet d’effectuer un premier prétraitement des informations reçues par le stylo numérique ou par la tablette de manière à avertir en temps réel, dans le cas de la tablette, le chargé de relation d’une remarque concernant les documents qu’il vient de soumettre.
