Retour d’expérience DESA SA

Présentation de DiM.Facility

La solution logicielle DiM.Facility vous aide à faire votre état des lieux (installation et bâtiment) et à proposer des solutions de réorganisation directement sur le plan. Cette application vous permet de produire rapidement un diagnostic.

Effectuez votre travail en 3 étapes seulement : relevé, proposition et rapport.

Vous pourrez localiser tous les bâtiments à recenser rapidement.

Questions/réponses avec Romain Pella

Pourquoi faire appel à DPC Solutions pour votre développement sur mesure ?

Nous avions besoin d’un outil rapidement pour faire l’inventaire de tous les points de collecte de ce client. Il y avait plus de 250 bâtiments à auditer, entre 1 à 12 étages soit environ 30 000 points de collectes, nous nous sommes rapidement rendus compte que ce serait impossible de faire cet audit à la main. De plus, il nous fallait une solution rapide à mettre en place et mobile.

On a pensé quelques instants tout faire à la main mais on s’est vite rendu que c’était impossible mais : il fallait être rapide, trouver une solution simple et le projet de notre client était de digitaliser ses services, donc plus logique de faire pareil et trouver une solution digitale.

Notre client souhaite supprimer les poubelles des bureaux afin de créer des points de collectes pour digitaliser le travail des équipes, limiter les déchets et faire réfléchir avant une impression.

Nous avons opté pour DPC Solutions pour ce développement pour plusieurs raisons :

• Ils pouvaient respecter nos délais (très serrés)
• Un prix accessible et juste
• Leur possibilité de nous développer un outil hors connexion (certaines entreprises à qui nous avions fait appel nous on dit que ce n’était pas possible.)
• DPC nous a proposé un véritable logiciel alors que d’autres optaient uniquement pour des solutions une page.

Quelles sont pour vous les fonctionnalités clés du logiciel ?

• Pas de ressaisie des données

Les données sont saisies une seule fois dans le logiciel sur le terrain. Les équipes au bureau n’ont pas besoin de ressaisir les informations et aucune perte de document n’existe.

• Disponible tout le temps

Que les équipes soient au bureau ou sur le terrain, elles accèdent au logiciel depuis un ordinateur ou une tablette. Le mode en ligne / hors ligne leur permet de ne rien perdre de leurs saisies.

• Temps réel

Après enregistrement et validation, les données sont accessibles en temps réel.

• Accès client

Le client peut accéder aux données et consulter l’avancer de l’audit et nous dire directement ce qui ne lui convient pas. Cela permet de travailler plus rapidement et efficacement.

• Pouvoir joindre des photos en direct

Nous devons prendre beaucoup de photos tout au long de notre travail. Que ce soit pour l’inventaire ou les propositions d’amélioration et le positionnement des poubelles. Il est donc très pratique de pouvoir directement prendre la photo et l’épinglé à l’endroit précis du document.

• Établir des rapports

En direct dans la plateforme nous produisons des rapports précis avec les photos actuelles, les optimisations et la prise en compte des risques. Ces rapports générés au format PDF (ou autre) sont directement exploitables.

Le fait d’opter pour un logiciel 100 % sur mesure c’était une volonté ou une occasion ?

On a cherché un logiciel existant mais nous n’avons pas trouvé. De plus, nous étions pressés par le temps et avions un besoin très précis avec des processus terrains spécifiques. Il nous fallait une solution simple d’utilisation et très visuel pour simplifier les saisies. Comme notre mandat commençait rapidement et dès la mise en production du logiciel nous avions besoin d’un outil simple d’utilisation et rapide à prendre en main qui ne nécessitait pas de formation.

Nous sommes habitués aux logiciels sur mesure, nous trouvons cela pratique car il est possible de faire des modifications si besoin et c’est beaucoup plus simple en termes de gestion.

Combien de temps il s’est passé entre le premier rendez-vous et la livraison du logiciel ?

Il s’est passé environ trois mois entre notre premier rendez-vous avec les équipes de DPC Solutions et la fin du projet.

Nous avons pu faire les tests en temps réel sur le terrain ce qui nous a permis d’adapter en direct le logiciel et découvrir au fur et à mesure les ajustements à faire. Entre optimisation et résolution des soucis que nous n’avions pas anticipés nous avons directement eu une solution opérationnelle.

Quels sont pour vous les avantages du logiciel DiM.Facility ?

Après plus d’un an d’utilisation, les bénéfices de ce logiciel sont : accès en temps réel, modification en direct sur logiciel pour les équipes au bureau et le contact client.

Comment s’est déroulé la mise en place du logiciel en termes de temps, de moyens humains et techniques ? Quels ont été les freins ?

Comme pour tout logiciel, nous avons eu une mise en route classique. En effet, nous avons pu faire des adaptations ont été faites au fur et à mesure. Des tests ont été faits sur le mode hors ligne en situation réelle et nous avons adapté les modes de stockages.

Tous nos collaborateurs avaient l’habitude d’utiliser des tablettes, il n’y a donc pas eu beaucoup de changement pour eux. Nous avons tous pu nous adapter rapidement à l’outil.

Utilisez-vous cette solution pour plusieurs clients ?

Pour le moment pas encore, nous avons fait ce développement dans le cadre d’un mandat pour une commune de Suisse Romande. Nous devions faire un inventaire de tous les conteneurs et proposer des axes d’améliorations.

Nous sommes en train de voir pour leur faire une proposition pour faire un contrôle de tous les conteneurs de la ville pour faciliter leur entretien. (Prise de photo du conteneur, note entre 1 à 5 pour savoir quand il faudra le changer)

Nous avons beaucoup d’idées pour la suite pour continuer d’utiliser et à optimiser cette solution pour différents projets.

Pourriez-vous résumer en une phrase ce que cette solution vous a apporté ?

Le réel avantage est vraiment de ne pas avoir à faire toutes les ressaisies et tout se passe en direct sur UN SEUL logiciel. Un employé sur le terrain nous dit dès qu’il a terminé son travail sur le bâtiment. Au même moment au bureau, un autre collaborateur peut tout contrôler et faire des retours en direct si des modifications, des photos ou autres éléments sont manquants.

Échanges en temps réel = gain de temps non négligeables et respect des délais. Il nous aurait été impossible de faire tous ces relevés et audit à la main. Le but était de développer le logiciel pour le suivi. Aujourd’hui, nous sommes capables de dire où sont les conteneurs, quand il faut les changer, c’est un véritable outil pour faire des points.

Les tablettes permettent une bonne lisibilité des cartes grâce aux écrans tactiles. Nos quatre employés sur le terrain sur cette mission utilisent tous un outil différent : iPad, Samsung, Windows et que des Apple ordi au bureau. Obtenir un outil polyvalent était vraiment nécessaire comme le but était que ça fonctionne pour tous sans nouvel achat de matériel.

Le logiciel fait le lien seule, il nous est possible de directement extraire le rapport depuis le logiciel sans utiliser un autre outil.