Comment optimiser les processus de traitement de formulaires financiers et réduire les coûts en toute sécurité ?

La plateforme DiM (document in motion) permet de traiter les formulaires et contrats en toute sécurité. Grâce au stylo numérique DiM.Pen, Les informations manuscrites et les signatures sont instantanément et automatiquement saisies et numérisées vers les programmes métiers. La plateforme DiM optimise et raccourcit les processus de traitement de documents, tout en réduisant la charge et les coûts administratifs.

Problématique

Dans le cadre de relations avec la clientèle, comme des ouvertures de comptes ou des mandats de gestion, les collaborateurs sont amenés à travailler avec différents documents et contrats. Ces processus métiers peuvent être fastidieux et chronophages, tant pour la clientèle que pour les collaborateurs. En effet, ces documents doivent d’abord être remplis et signés de manière manuscrite par le client, parfois en plusieurs exemplaires. Ensuite, les informations sont saisies par le collaborateur dans le système informatique. Finalement, le document papier doit être transmis à qui de droit pour être scanné et archivé.

Ces étapes peuvent être de lourdes charges administratives et impliquer plusieurs collaborateurs. En ce sens, elles représentent non seulement des coûts en temps, en personnel et en matériel, mais également des risques opérationnels (perte, destruction, indisponibilité) et des risques pour la confidentialité.

Afin d’optimiser et de raccourcir ces processus, la plateforme DiM automatise le workflow de traitement des documents. De la saisie des informations à l’archivage, elle réduit la charge et les coûts administratifs sans modifier les habitudes des collaborateurs.

Solution « digital pen and paper »

Comment ça fonctionne ?

La plateforme DiM s’appuie principalement sur la technologie du stylo numérique DiM.Pen, qui est un stylo à bille équipé d’une minicaméra. Les documents sont remplis et signés à l’aide du stylo numérique comme avec n’importe quel autre stylo. Durant la rédaction, la caméra du stylo numérique détecte les zones, scanne et numérise automatiquement les informations manuscrites sans impacter le collaborateur ou le client. Ces informations sont stockées provisoirement dans la mémoire du stylo qui est cryptée et sécurisée. Le stylo est ensuite connecté à un ordinateur pour transférer les informations vers le serveur de la société. Durant cette étape, les données collectées sont automatiquement traitées grâce à la reconnaissance de caractères et exportées vers les logiciels métiers.

Ainsi, les informations et signatures remplies avec le stylo numérique sont automatiquement et instantanément numérisées et saisies dans les documents, sans ressaisie par le collaborateur, sans impression supplémentaire et sans scannage manuel. De plus, les documents numériques sont directement accessibles, sans délai, en toute sécurité et simplicité.

Quels sont les avantages et bénéfices ?

Une optimisation des processus ainsi qu’une diminution des risques opérationnels et des coûts puisque les informations sont directement collectées durant leur rédaction. En ce sens, les informations n’ont plus besoin d’être saisies informatiquement par les collaborateurs, ce qui génère une diminution des coûts et de la charge administrative. De même, les documents n’ont plus à être scannés pour être intégrés dans les logiciels métiers. Les documents et informations sont ainsi archivés de manière sûre, disponibles instantanément et ne peuvent plus être égarés. La société aura très rapidement une réduction des coûts et un gain de temps.

Quels sont les atouts ?

Contrairement à d’autres technologies, l’utilisation du stylo numérique ne nécessite aucune formation préalable. Il suffit de remplacer un stylo traditionnel par le stylo numérique DiM.Pen. Ceci permet aux utilisateurs d’être immédiatement autonomes et performants et n’impacte pas leurs habitudes de travail. En outre, cette solution est facilement acceptée par les clients qui sont habitués à remplir et signer des documents administratifs de manière manuscrite. En ce sens, c’est une solution qui s’adopte rapidement.