Qu’est-ce que l’horodatage et à quoi ça sert au quotidien ?
Qu’est-ce que l’horodatage, et quel est son intérêt au quotidien pour les entreprises ? Si ce dispositif sert à enregistrer la date et l’heure d’un événement, il a toute son importance lorsqu’il s’agit d’échanges de données et du traitement électronique de documents.
La transition numérique et la transformation des processus métiers s’accompagne de nouvelles problématiques. Garder des preuves de certains échanges, retracer des actions effectuées sur des documents, connaitre la date exacte de la signature électronique ou d’une saisie d’un document sont autant de fonctions attribuées à l’horodatage.
En quoi ça consiste ? À quoi sert-il et comment ça fonctionne ? Qu’est-ce que ça pourra apporter au quotidien de mes collaborateurs et quels sont ses avantages ? Nous vous livrons aujourd’hui des points de compréhension et des exemples concrets.
Horodatage : définition
L’horodatage est un dispositif qui consiste à lier une date et une heure à un évènement, à une information ou à une donnée informatique. Il sert à déterminer l’instant à laquelle est réalisée une action.
L’horodatage garantit :
– L’existence d’un fichier à une date donnée ;
– Que celui-ci n’a pas été modifié depuis cette date.
Selon le règlement européen eIDAS, l’horodatage qualifié permet de garantir :
- L’existence du document à une date et heure précises, définies au moyen d’une source de temps universel coordonné (UTC) ;
- L’intégrité du document, ce qui atteste que son contenu n’a connu aucune modification depuis cette date.
Comment fonctionne l’horodatage ?
Le principe de fonctionnement de l’horodatage est assez simple. Il s’agit de lier une date et une heure à une action.
- Lors de la première saisie ou signature, une valeur est envoyée (tel un identifiant unique) ;
- Le moindre changement apporté au fichier sera nécessairement communiqué au serveur avec la date et l’heure.
L’horodatage permet de garantir les dates et heures de toutes les saisies et de toutes les modifications. Tout est enregistré et l’on peut observer les évolutions et différentes étapes de saisie. Vous pourrez ainsi tracer les évènements attachés au cycle de vie d’un document numérique.
Il est bien entendu impossible de modifier ou forcer la modification des données de certification : heure, date, identifiant du matériel de saisie.
L’horodatage sert de preuve pour :
- non-altération du document, c’est-à-dire que le document n’a pas été modifié depuis son horodatage
- Respect des délais légaux : la date de l’horodatage faisant foi comme le cachet de la poste
- Traçabilité des actions
- Assure intégrité d’un document électronique
- Approuver une signature
Dans quels cas l’horodatage peut être utile ?
La dématérialisation des données est un processus très utilisé dans différents secteurs d’activités pour les échanges de documents et de données. Les usages de l’horodatage sont nombreux. Il permet entre autres l’authentification des signatures électroniques et la validation à long terme. L’horodatage facilite la datation de certains documents ou de certaines actions. La preuve de l’heure de réception d’une offre ou d’un courrier, la preuve de respect d’un délai contractuel ou de délais légaux, la clôture d’une enchère électronique sont autant de besoins pour lesquels l’horodatage peut être indispensable.
Ce procédé pourra être utilisé pour le suivi des temps des collaborateurs, des contrôles qualités ou de nettoyages effectués en plusieurs étapes sur le même document, par exemple. Il sera possible de retrouver toutes les heures de saisies, les jours et les personnes qui les ont effectuées.
DPC Solutions et l’horodatage
Toutes nos solutions ont des systèmes d’horodatage et permettront un niveau de précision différent en fonction de l’outil utilisé.
Pour assurer une meilleure garantie en termes de fiabilité et de sécurité des documents, n’hésitez pas à vous tourner vers des solutions d’horodatage ou tiers horodateurs de confiance, pour les avantages que nous avons énoncés.
Plus encore que la garantie de la date et de l’heure de vos documents, transactions et signatures électroniques, l’horodatage vous permet de retracer avec certitude chacun des événements et étapes ponctuant le cycle de vie d’un document, de sa création à sa conservation, en passant par sa gestion et sa diffusion. Il prend ainsi tout son sens dans le cadre des usages de plateformes collaboratives et espaces digitaux de travail.
